A lo largo de los años por mi profesión me ha tocado lidiar con diferentes gestores de correo electrónico, unos más sencillos que otros pero siempre he buscado en todos ellos que cumplan con las tres condiciones que considero vitales:  facilidad de uso, rapidez en la gestión de e-mails y una potente búsqueda. Pasando por Outlook Express, por la versión de Outlook de turno y por último por Mozilla Thunderbird al final he decidido abandonar la complejidad para quedarme con lo básico, y en este sentido, Gmail, el gestor de correo de Google satisface mis necesidades. Pese a ello todo es mejorable… ¿y que te parece si te doy unos consejos para potenciar tu experiencia de uso con Gmail?. Si te interesa el tema sigue leyendo…

Consejos para optimizar tu uso del navegador de Google

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Nº 1.- Utilización de Chrome

Tanto si vienes de Windows como si procedes de la Mac puedes utilizar los diferentes navegadores nativos para acceder a tu cuenta de correo Gmail. No obstante, mi primer consejo va enfocado al uso de Chrome, el navegador propio de Google, ya que viene a ser el núcleo y motor principal de todas las web-apps de la firma. De esta forma disfrutarás de una integración total de Gmail y podrás utilizar las diferentes extensiones o complementos que tienes a tu disposición. Por lo tanto, utiliza Chrome si vas a utilizar Gmail.

Nº 2.- Gmail te permite personalizar el tema

Una vez resuelta la cuestión del navegador, ya puedes acceder a Gmail. Si has utilizado este servicio de Google ya te habrás dado cuenta que el tema que viene por defecto es totalmente blanco, en determinados momentos puede resultar algo pesado para la vista y prefieras poner alguna tonalidad más oscura o vitaminar el gestor con un tema más divertido. Puedes realizar este cambio desde el apartado de configuración. Para ello sigue los siguientes pasos:

  1. Haz clic en el icono (engranaje) que hay justo debajo de tu cuenta en la esquina superior derecha y en el menú desplegable haz clic en configuración
  2. Aparecerá la pantalla de configuración con varias pestañas, haz clic en Temas (la última pestaña a la derecha)
  3. Clica en Fijar un tema y elije el que prefieras de la biblioteca que tiene disponible para cambiar la interfaz de Gmail y ya tendrás tu gestor de correo con otra apariencia

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Nº 3.- Ajusta la vista de conversación

Cuando envías o recibes un correo electrónico se produce una interacción entre remitente y destinatario, y en el transcurso de la misma es posible perder el hilo. Por este motivo Gmail por efecto viene con la “vista de conversación” activada, ya que así los mensajes quedan ordenados cómo si el hilo de un foro o chat se tratara, con todos los mensajes ordenados cronológicamente. En mi caso prefiero la vista clásica de toda la vida, es decir tengo inhabilitada la vista de conversación y cada e-mail se visualiza de forma independiente. Para habilitar o inhabilitar la vista de conversación haz lo siguiente:

  1. En Configuración ve a la pestaña General
  2. En la séptima opción te aparece Vista de conversación donde podrás habilitar o inhabilitar la vista de conversación

Nº4.- Etiquetas

Mantener perfectamente organizados los correos electrónicos en ocasiones puede ser una tarea complicada y que puede robarte más tiempo del necesario. Si no tienes conocimiento de ello debes saber que en Gmail puedes crear lo que se llama “Etiquetas” para categorizar tus emails. Vendrían a ser como diferentes carpetas o contenedores donde podrás ubicar cada uno de tus e-mails. De esta forma por ejemplo, podrás crear una etiqueta llamada “tecnología” y ubicar allí todos tus correos que pertenezcan a esa familia. Para crear tus propias etiquetas puedes hacerlo desde la pestaña Etiquetas en Configuración o también desde el propio e-mail siguiendo los siguientes pasos:

  1. Haz clic en un e-mail
  2. Te aparecerá arriba la barra de opciones, haz clic en el icono de la etiqueta
  3. En el menú desplegable que aparecerá clica en Crear nueva etiqueta
  4. Introduce el nombre y haz clic en Crear
  5. Ahora ya puedes asignarle la etiqueta al e-mail clicando otra vez en el icono de la etiqueta
  6. Elige la etiqueta deseada. Veras que el mail queda marcado con la misma

Nº 5.- Filtros

Los filtros son muy útiles para ayudarte a automatizar diversas funciones con tus correos electrónicos, como por ejemplo agregar etiquetas automáticamente, marcar como importantes ciertos mails, reenviarlos… en fin, un sinfín de posibilidades. Un buen ejemplo sería cuando recibes un determinado e-mail de un mismo remitente en múltiples ocasiones, puedes automatizar un filtro con una acción concreta como sería que lo etiquete con un nombre específico o que lo reenvie automáticamente a la cuenta de correo que decidas.

  1. En Configuración haz clic en Filtros y direcciones bloqueadas
  2. Ve a Crear un nuevo filtro y rellena el formulario con las condiciones que quieras que contemple el filtro en cuestión. Por ejemplo si quieres etiquetar todos los emails que recibas de iSenaCode con la etiqueta Tecnología pon en el campo “Contiene las palabras” el texto “iSenaCode”
  3. Haz clic en Crear un filtro con estos criterios de búsqueda
  4. Activa la acción que quieras que realice el filtro. En este ejemplo en cuestión activa Aplicar la etiqueta y elige Tecnología en el desplegable
  5. Clica en Crear filtro

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Nº.- 6 Preestablecer tus páginas/pestañas

Una funcionalidad que también te va a ayudar a optimizar tu Gmail es preestablecer en Chrome unas pestañas fijas para Gmail, Calendar y el navegador, así cuando abras el navegador automáticamente sin que tengas que introducir la dirección correspondiente se abrirán estas pestañas con lo que ganarás tiempo. Realmente se puede hacer muy pesado el tener que introducir cada vez la misma dirección y esta es una forma muy fácil de evitarlo. Sigue los siguientes pasos:

  1. Abre el navegador Chorme
  2. Abre una pestaña y accede a tu gestor de correo Gmail. Logueate si hace falta
  3. Abre otra pestaña y accede a Calendar
  4. Abre otra pestaña y accede al buscador Google
  5. Ahora entra en Configuración de Chrome, clicando en el icono (tres rallas horizontales) que aparece en la parte superior derecha, justo debajo del aspa para cerrar el navegador, y haz clic en Configuración en el desplegable
  6. Sitúate en el bloque de opciones de Al abrir el navegadpr…
  7. Haz clic en Abrir una página específica… Establecer páginas
  8. Clica en Utilizar páginas actuales y Aceptar
  9. Listo, ahora ya puedes cerrar Chorme, la próxima vez que lo abras deberían aparecerte automáticamente las tres pestañas que tenías abiertas, con tu correo Gmail, Calendar y el buscador

Nº.-7 Potencia tu Gmail con Extensiones

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Gmail cómo viene por defecto puede resultar algo básico, para paliar esto existen las denominadas extensiones, que son como pequeños módulos o aplicaciones que se integrarían en el caso que nos ocupan con Gmail, aunque hay extensiones de diferentes tipos enfocadas a potenciar el navegador y su productividad.

Sin entrar demasiado en detalle ya que perfectamente podrían ocupar un artículo a parte y lo veremos más adelante, te relaciono a continuación varias extensiones que tengo yo incluidas en Gmail y que me ayudan en mi día a día.

  • Cheker plus. Ésta extensión la utilizo para presentar una alarma de escritorio cada vez que recibo un e-mail. La particularidad de esta extensión es que no hace falta tener abierta una pestaña con tu Gmail, simplemente funciona con tener el navegador Chrome abierto (minimizado). Además la alerta es configurable en diferentes aspectos
  • MailTrack. He de decir que Gmail no es perfecto y tiene alguna que otra función que echo en falta como la de “aviso de acuse de recepción”. Pues bien, al igual que el “doble-check” de Whatsapp te aparecerán los dos marcas, una para la entrega y la otra para la visualización, además te permite hacer un seguimiento on-line de la trayectoría que ha seguido un correo en cuestión
  • Add to Wunderlist. Imprescindible si no quieres que se te olvide nada. Puedes añadir a tu Wunderlist tareas directamente clicando en el icono que te aparecerá en la barra superior del navegador. És muy práctico para añadirte una tarea de un e-mail concreto, para poner un recordatorio, y también para añadir a tu Wunderlist cualquier contenido que estés visualizando con Chrome.

Hay más extensiones, en todo caso haré un capítulo aparte más adelante. En concreto estas son las que estoy utilizando yo actualmente con mi Gmail.

Nº 8.- Con Gmail tú pones el límite…

Y es que el gestor de correo de Google cuenta con el buen hacer de la empresa y con todo su I+D, por lo que lo hace estar preparado ante cualquier cambio que se produzca en el entorno tecnológico, se podría decir que es ilimitado y sólo tu marcas la línea con tus conocimientos. Exprímelo al máximo.

Pues bien iSenaCoder, estos han sido unos simples consejos para optimizar tu rendimiento en la utilización del gestor de correo de Google, espero que te hayan ayudado. Al mismo tiempo, espero tus comentarios para que me indiques que extensiones utilizas tú o que otras acciones realizas diariamente que te ayudan a agilizar tu trabajo con Gmail.

Por mi parte, sólo me queda mandarte un saludo y te espero en el próximo artículo. ¡Hasta pronto iSenaCoder!