El hombre es curioso por naturaleza, desde tiempos atrás siempre hemos querido obtener las respuestas a cualquiera de las preguntas planteadas incluso las más inimaginables.

Actualmente la tecnología nos facilita mucho esa labor, y es muy habitual recibir alguna que otra encuesta por medio de alguno de los canales de información presentes en la red, pasando a engrosar las bases de datos ajenas.

Y hablando de encuestas, ¿te apetece aprender a crear tú mismo un formulario y a analizar sus respuestas? Google nos lo pone fácil con Google Forms, si estás dispuesto a entrar en este interesante mundillo sigue leyendo, vamos allá…

¿Qué es Google Forms?

Google Forms es un servicio gratuito emplazado dentro de las aplicaciones ofimáticas de Google para la creación de formularios de forma sencilla, de manera que no hay que ser un experto en informática para poder llevar a cabo tal tarea. Con Google Forms puedes crear tus propios sondeos, recopilar la información que desees de tus contactos a través de las respuestas que vayas recibiendo de los formularios que envíes, en definitiva establece una conexión directa con el destinatario y plasmando la información en una hoja de cálculo para que puedas analizar los resultados.

¿Cómo se accede a Google Forms?

Para acceder es bien simple, logueate con tu cuenta Google y clica en el siguiente enlace de Google Forms, o bien en el buscador de Google escribe Google Forms. Otra forma de acceso es por medio de Google Drive y clicar en Nuevo → Más → Formularios de Google. Acto seguido aparecerá la pantalla principal de Google Forms con tu primer formulario en blanco llamado “formulario sin título”.

Interfaz de pantalla sencilla

Google Forms tiene una interfaz de pantalla sencilla y muy intuitiva, con una barra de opciones horizontal con los siguientes menús:

• Archivo
• Editar
• Ver
• Insertar
• Respuestas
• Herramientas
• Complemento
• Ayuda

Justo debajo de esta barra horizontal hay otra barra con las siguientes opciones:

• Editar preguntas
• Cambiar temas
• Ver respuestas
• Ver el formulario publicado

La gestión del formulario se realiza por medio de 3 bloques de pantalla: configuración del formulario, página, y página de confirmación que os detallo a continuación en qué consisten.

Configuración del formulario

En este bloque de pantalla hay tres campos “checkbox” para configurar el comportamiento del formulario en este sentido:

• Mostrar la barra de progreso en la parte inferior de las páginas del formulario: aconsejable para mostrar a la persona que lo está cumplimentando en que punto del formulario se encuentra en cuanto a la ejecución del mismo
• Permitir solo una respuesta por persona (obligatorio inicio de sesión por parte del usuario)
• Orden de preguntas aleatorio

Configuración de páginas del formulario

Este es el bloque central y donde vamos a darle vida a nuestro formulario. En él se pueden añadir los siguientes elementos:

• Campos de texto, texto de párrafo, tipo test, casillas de verificación o elegir de una lista
• Escalas de valoraciones, y cuadrículas
• Campos de fecha y hora
• En cuanto al diseño: encabezados de sección, saltos de página, imágenes o vídeos

En la página del formulario vas a poder conjugar todas estas opciones a tu gusto, insertar más páginas y en función de las respuestas hacer que el formulario vaya saltando a una página en concreto

Configuración de la página de confirmación

En este bloque vas a poder configurar un mensaje de texto que el usuario recibirá una vez cumplimente el formulario y presione el botón “Enviar formulario”. Al mismo tiempo si activas la casilla correspondiente puedes hacer que se visualice un enlace público a los resultados del formulario, e incluso permitir que los encuestados editen las respuestas después de enviarlas.

Vamos a crear un formulario desde cero

Antes de nada debes de tener claro la información que quieres captar de tus encuestados, ya que de ello dependerá el nº de campos que requiera el formulario. En este ejemplo de hoy vamos a preguntar al destinatario:

• Franja de Edad
• Que plataforma de móvil tiene actualmente
• Sí le gusta el móvil que tiene
• Qué valoración le daría a su terminal

Por lo tanto necesitaremos:

• Un campo “elegir de la lista” para la Edad
• Un campo “casilla de verificación” para la plataforma de móvil
• Un campo “tipo test” para decir Si le gusta o No
• Un campo “escala” para la valoración que le da a su terminal

Al mismo tiempo el formulario se dividirá en 2 páginas, una página con las dos primeras preguntas (franja de edad y plataforma) y una página para las dos últimas. Te dejo aquí el ejemplo práctico llevado a cabo para que puedas ver el resultado si sigues los pasos que te indico a continuación.

Para crear tu primer formulario accede a Google Forms desde el navegador, yo te aconsejo que lo hagas desde Google Chrome con sesión iniciada con tu cuenta Google, y sigue los siguientes pasos una vez se muestre el “Formulario sin título”:

1. Clica en “Formulario sin título” en la esquina superior izquierda, y pon un nombre adecuado para referirse al formulario. En este caso le llamaremos “ejemplo”.
2. Acto seguido en el bloque de “Configuración del formulario” activa las casillas Mostrar barra de progreso en la parte inferior de las páginas del formulario y permitir solo una respuesta por persona. La casilla de orden aleatorio no la activaremos ya que queremos respetar el orden de tabulación del formulario
3. Ahora dirígete al bloque de página y presiona en el desplegable de Añadir elemento, presiona en Salto de página para insertar una segunda página y ponle un título, por ejemplo “página 2”. Verás que ahora tienes un bloque con página 1 de 2 y otro con página 2 de 2
4. Ve al bloque página 1 de 2 y pulsa sobre el título “ejemplo” y cambialo por “página 1”
5. Clica en el desplegable Añadir elemento de la página 1 y inserta un campo “Elegir de la lista”. Rellena las siguientes casillas
6. Clica nuevamente en Añadir elemento y selecciona añadir “Casilla de verificación”, introduce los datos
7. Ve al bloque página 2 de 2
8. Clica en el desplegable Añadir elemento y selecciona “tipo test”, e introduce lo siguientes datos
9. Clica otra vez en Añadir elemento y selecciona “Escala”. Rellena con los siguientes datos
10. Ve al bloque “Página de confirmación”, pon el mensaje que desees que aparezca una vez enviado el formulario y activa o desactiva las casillas de los campos “checkbox”. En principio te aconsejo no tener marcadas las tres casillas de este bloque, no obstante, esto irá en función a tus necesidades.

Enhorabuena! Ya tienes configurado tu primer formulario

Cómo enviar el formulario

Para enviar el formulario que acabas de crear tan sólo presiona en el botón azul “Enviar formulario”, te aparecerá la siguiente pantalla con el enlace que debes copiar en tu correo electrónico para enviarlo a tus encuestados. También es posible introducir directamente en esta pantalla las cuentas de correo electrónico y enviarlo presionando en el botón Enviar, e incluso compartirlo en las redes sociales presionando en los iconos correspondientes.

Si pulsa en el botón Incrustar te aparecerá el código para poder añadir a tu blog el formulario que has creado. Esta opción es muy interesante para anexar formularios de contacto y todo tipo de encuestas en tu página web.

Analiza las respuestas de tu formulario

Cuando le das en “Enviar” por primera vez te aparecerá una pantalla para crear una Nueva hoja de cálculo donde se van a ir almacenando automáticamente las respuestas de los encuestados, así en cualquier momento podrás consultar la información que se vaya originando cada vez que uno de los destinatarios finales rellene un formulario.

Para acceder a esta hoja de cálculo puedes hacerlo de dos formas diferentes:

• Por medio del menú de Respuestas emplazado en la barra horizontal superior que hay en el mismo formulario
• O bien, accediendo desde Hoja de cálculo de Google (o Google Sheets)

Cómo mostrar el resumen de respuestas

Una vez ubicados en la hoja de cálculo de respuestas, para visualizar el resumen de respuestas es tan sencillo como ir al menú de Formulario y seleccionar la opción habilitada para ello de Mostrar el resumen de respuestas. Aparecerán las estadísticas que se hayan originado de cada una de las preguntas así como el nº de respuestas diarias.

Mi valoración de Google Forms

Nunca fue tan fácil crear un formulario, enviarlo y empezar a recibir respuestas. Lo uso a nivel profesional y verdaderamente es una herramienta con un potencial muy grande. Google pone a tu disposición todo su “Know-How” para ayudarte con pocos conocimientos a sacar el máximo rendimiento.

Nada más iSenaCoder, espero que te haya sido de utilidad la información de este post, no dejes de comentar tus impresiones. Hasta un próximo artículo!!!